INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH – DOSTAWCY FERRERO POLSKA SP. Z O.O.

Warszawa, 14 czerwca 2019 r.


FERRERO POLSKA COMMERCIAL sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-952), przy ul. Wiertniczej 126 („Ferrero”), działając w charakterze administratora danych, na podstawie art. 13 i art. 14 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) (Rozporządzenie (UE) 2016/679) w sprawie ochrony danych osobowych („Rozporządzenie”), pragnie przekazać następujące informacje:

1. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

Ferrero przetwarza dane (i) podane przez Pana/Panią i dotyczące Pana/Pani osobiście, jeżeli prowadzi Pan/Pani jednoosobowo działalność gospodarczą, oraz dane (ii) Państwa personelu, pełnomocników, reprezentantów oraz osób wskazanych jako osoby kontaktowe w umowie łączącej Państwa organizację z Ferrero („Osoby, Których Dane Dotyczą”).

Jeżeli prowadzą Państwo jednoosobową działalność gospodarczą, Ferrero przetwarza następujące kategorie Państwa danych osobowych: dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko), dane związane z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą (np. nazwa i siedziba firmy, numer ewidencyjny NIP i REGON, dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres poczty elektronicznej), dane do korespondencji (np. adres siedziby), dane finansowe (np. nazwa banku i numer rachunku bankowego).

W przypadku umowy łączącej Państwa organizację z Ferrero, Ferrero przetwarza następujące kategorie danych osobowych członków Państwa personelu, pełnomocników, reprezentantów oraz osób wskazanych jako osoby kontaktowe w umowie łączącej Państwa organizację z Ferrero: dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, piastowane stanowisko lub pełniona funkcja, posiadane identyfikatory), dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres poczty elektronicznej).

Dane z powyżej wymienionych kategorii Ferrero uzyskuje bezpośrednio od Państwa, jeżeli prowadzą Państwo jednoosobowo działalność gospodarczą, lub Państwa organizacji, jeżeli należą Państwo do personelu, pełnomocników, reprezentantów lub osób wskazanych jako osoby kontaktowe w umowie łączącej Państwa organizację z Ferrero, jak również z publicznie dostępnych źródeł lub rejestrów. Niezależnie od sposobu pozyskania, przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych, a w szczególności z Rozporządzeniem i krajowymi regulacjami, w tym ewentualnymi decyzjami właściwego Organu nadzorczego, stosownie do przypadku.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Ferrero przetwarza dane Osób, Których Dane Dotyczą, podczas prowadzenia swojej działalności handlowej i finansowej oraz w celach związanych z wyborem, nawiązaniem, obsługą i wykonaniem stosunków handlowych lub umownych (w tym na etapie poprzedzającym zawarcie umowy lub wpisanie do rejestru dostawców Ferrero).

W szczególności, dane przetwarzane są w celu wypełniania obowiązków określonych prawem (w tym, bez ograniczeń, obowiązków podatkowych i rachunkowych, obowiązków wynikających z przepisów dotyczących przetargów lub bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy, w celu zakwalifikowania organizacji jako dostawcy), w celu zarządzania administracyjnego umowami, w tym obsługi płatności i faktur, w celu odbioru towarów i/lub usług, w celu ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami (w tym prowadzenia sporów sądowych), w celu dokonywania wyborów towarów i/lub usług w związku z zapotrzebowaniem Ferrero, na potrzeby wewnętrznej sprawozdawczości w Grupie i kontroli wewnętrznych (w obszarze bezpieczeństwa, wydajności, jakości usług, zachowania integralności finansowej), na potrzeby kontroli zarządczej, na potrzeby uzyskania certyfikatów.

Dane Osób, Których Dane Dotyczą, mogą być przetwarzane również na potrzeby powtarzających się ocen wypełniania etycznych i prawnych wymogów określonych przez Ferrero w jej Kodeksie etycznym.

Przetwarzanie danych w powyżej wskazanych celach nie wymaga indywidualnej zgody osób, których przetwarzanie dotyczy, ponieważ odbywa się na podstawach prawnych określonych w art. 6 ust. 1 lit. b), c) i f) Rozporządzenia.

3. Charakter metod zbierania i przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych wskazanych w pkt 1 powyżej jest niezbędne dla zawarcia i prawidłowego wykonywania umów handlowych. Brak ww. danych uniemożliwi podpisanie umowy handlowej, należyte wypełnianie właściwych przedumownych i umownych obowiązków lub, w przypadku dotychczasowych umów, wypełnianie obowiązków i zobowiązań wynikających z takich umów.

Dane przetwarzane są przez Ferrero a także przez podmioty, z którymi Ferrero współpracuje, a którym powierzyła przetwarzanie danych. Dane przetwarzane są w formie tradycyjnej (manualnie) oraz elektronicznej (system IT), zgodnie z zasadami rzetelności, integralności i przejrzystości, które są wymagane przez Rozporządzenie i jakiekolwiek inne właściwe prawa ochrony danych, w sposób chroniący prywatność Osób, Których Dane Dotyczą, poprzez wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny poziom bezpieczeństwa (w tym, bez ograniczeń, poprzez uniemożliwienie dostępu osobom nieupoważnionym ‒ chyba że dostęp taki jest wymagany przez obowiązujące prawa ‒ lub poprzez zapewnienie przywrócenia dostępu do danych po istotnych awariach technicznych).

4. Przechowywanie danych

Dane są przechowywane zgodnie z właściwymi przepisami o ochronie danych osobowych przez okres niezbędny do realizacji wyżej wskazanych celów, to jest przez okres 24 miesięcy w odniesieniu do danych zbieranych w związku z wyborem dostawców w przypadku gdy proces wyboru zakończył się niepowodzeniem, lub przez okres 3 lat w przypadku gdy procesu wyboru zakończył się sukcesem, pod warunkiem że w tym okresie nie będzie konieczności realizacji dostawy. Natomiast w przypadku nawiązania stosunku umownego Ferrero przechowuje jedynie te dane osobowe, które są konieczne do wypełniania obowiązków kontraktowych, prawnych i podatkowych, przez cały okres obowiązywania umowy i zgodnie z takimi obowiązkami (w tym, bez ograniczeń, obowiązku przechowywania faktur oraz innych dokumentów Ferrero przez okres co najmniej 5 lat), jak również do czasu przedawnienia roszczeń lub zakończenia związanych z nimi postępowań, w zakresie danych niezbędnych do ich dochodzenia.

5. Ujawnianie, rozpowszechnianie i przekazywanie danych

Bez uszczerbku dla obowiązku ujawnienia w celu wypełniania wszelkich obowiązków prawnych lub umownych, dane mogą zostać ujawnione doradcom podatkowym lub prawnym, współpracownikom Ferrero, podmiotom rządowym lub innym podmiotom publicznym, jeżeli jest to wymagane w ramach przetargów, a także osobom upoważnionym z mocy prawa do otrzymania takich danych, polskim i zagranicznym władzom sądowniczym oraz innym władzom publicznym w celu wypełniania obowiązków prawnych, lub w celu wypełniania obowiązków umownych, w tym w celu obrony w postępowaniach sądowych. Dane kontaktowe mogą również zostać ujawnione okazjonalnie i w uzasadnionych przypadkach klientom lub dostawcom Ferrero w tym – bez ograniczeń ‒ w przypadku, gdy jest to konieczne do współpracy z takimi osobami w celu świadczenia usług.

Ponadto, dane będą przetwarzane przez personel, któremu powierzono zarządzanie umową i usługami w Ferrero. W celu wykonania określonych usług implikujących konieczność przetwarzania danych osobowych Ferrero może również skorzystać ze stron trzecich.

Dane mogą zostać także ujawnione innym spółkom należącym do Grupy Ferrero – co oznacza Ferrero i jakąkolwiek inną spółkę bezpośrednio lub pośrednio będącą własnością lub kontrolowaną w jakimkolwiek czasie przez Ferrero lub będącą wspólną własnością lub pod kontrolą z Ferrero, gdy będzie to konieczne do koordynacji i kontroli Grupy. Spółki te będą działać jako podmioty przetwarzające zgodnie ze szczegółowymi i adekwatnymi poleceniami w zakresie metod przetwarzania i środków bezpieczeństwa określonymi w konkretnych umowach. Zarówno personel wskazany powyżej jak i zewnętrzne podmioty przetwarzające zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.

Pełna i aktualna lista spółek działających w charakterze podmiotów przetwarzających jest dostępna na żądanie w naszym Dziale Prywatności do którego można napisać na adres iod.polska@ferrero.com.

Dane osobowe nie mogą być rozpowszechniane. Obowiązuje generalna zasada, zgodnie z którą dane nie mogą być przekazywane poza terytorium Unii Europejskiej. Gdyby jednak pojawiła się konieczność przekazania danych do krajów spoza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w tym do krajów, które nie oferują adekwatnej ochrony danych, Ferrero zobowiązuje się zapewnić poziom ochrony, który będzie adekwatny do wymagań prawa właściwego, także poprzez zawarcie konkretnych umów, w tym poprzez zawarcie standardowych klauzul umownych.

Kopia zobowiązań podjętych przez strony trzecie w takich klauzulach jak również lista krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, do których dane osobowe zostały przekazane (jeśli ma to zastosowanie) są dostępne na żądanie w naszym Dziale Prywatności do którego można napisać na adres iod.polska@ferrero.com.

6. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Osobom, Których Dane Dotyczą, przysługują prawa przewidziane w Rozporządzeniu (art. 15-21) w odniesieniu do przetwarzania danych określonego w Rozporządzeniu, w szczególności prawo:
  • uzyskania potwierdzenia istnienia danych osobowych dotyczących danej osoby oraz uzyskania do nich dostępu (prawo dostępu);
  • aktualizacji, modyfikacji lub sprostowania swoich danych osobowych (prawo sprostowania);
  • usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych, których przetwarzanie jest niezgodne z prawem, w tym tych które nie są konieczne do celów, w jakich zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane (prawo do bycia zapomnianym i prawo do ograniczenia przetwarzania);
  • sprzeciwu wobec przetwarzania (prawo do sprzeciwu);
  • cofnięcia wcześniej udzielonej zgody, o ile dotyczy, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie takiej zgody;
  • wniesienia skargi do ich lokalnego urzędu ochrony danych osobowych Unii Europejskiej lub do urzędu ochrony danych osobowych w Polsce, w przypadku, gdy uważają, że Ferrero przetwarzała ich informacje w sposób niezgodny z prawem;
  • otrzymania w formie elektronicznej kopii swoich danych, które zostały przekazane Ferrero w ramach umowy, oraz prawo przesłania takich danych do innego administratora danych (prawo do przenoszenia danych).

Ferrero wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych. W celu skorzystania z któregokolwiek z ww. praw lub uzyskania jakichkolwiek dalszych informacji o tym jak Ferrero przetwarza Pana/Pani dane, prosimy o wysłanie maila na podany poniżej adres naszego Działu Prywatności: iod.polska@ferrero.com.

7. Zmiany

Niniejsza informacja weszła w życie 14 czerwca 2019 r.

Powyższą informację mogą Państwo znaleźć na stronie ferrero.pl. Informacja może zostać zaktualizowana, o czym będziemy komunikować poprzez stronę ferrero.pl. W związku z tym prosimy o okresowe sprawdzanie aktualnej informacji dotyczącej przetwarzania Państwa danych osobowych.

Uprzejmie prosimy o poinformowanie wszystkich osób, których dane mogą być przetwarzane (osoby reprezentujące organizację, personel, pełnomocnicy, pracownicy odpowiedzialni za kontakty z naszą Ferrero), o treści tej informacji.

English version